Übergabeprotokoll bei der Vermietung einer Wohnung: Was hineingehört und warum Fotos nötig sind

Die Schlüsselübergabe wirkt wie eine Formalität. Tatsächlich wird an diesem Tag der Zustand der Wohnung festgehalten. Was Sie dann nicht aufschreiben, zählt am Ende des Mietverhältnisses, für Sie und für den Mieter. Hier geht es darum, was das Gesetz sagt, was ins Protokoll gehört und wie man es bei der Rückgabe nutzt.

Kurz gesagt

• Fehlt eine schriftliche Beschreibung, vermutet das Gesetz, dass der Mieter die Wohnung in gutem Erhaltungszustand erhalten hat (Art. 1590 des italienischen Zivilgesetzbuchs, Codice civile).
• Das Übergabeprotokoll beschreibt die Wohnung Raum für Raum, mit datierten Fotos, nummeriertem Möbelinventar, Zählerständen sowie den übergebenen Schlüsseln und Dokumenten.
• Bei möblierten Wohnungen mit regulierter Miete (canone concordato) in Triest ist die dem Vertrag beigefügte Möbelliste zugleich Voraussetzung für den Zuschlag.
• Bei der Rückgabe nimmt man dasselbe Protokoll zur Hand und vergleicht. Die Kaution bringt gesetzliche Zinsen zugunsten des Mieters.

Was passiert, wenn wir gar kein Protokoll machen?

Fehlt eine schriftliche Beschreibung, wird vermutet, dass der Mieter die Wohnung in gutem Erhaltungszustand erhalten hat. So bestimmt es Art. 1590 des Codice civile. Es handelt sich um eine Vermutung: Das Gesetz setzt etwas voraus, bis jemand das Gegenteil beweist.

Die vollständige Regel lautet so. Der Mieter (im Gesetzestext „conduttore“) gibt die Wohnung in dem Zustand zurück, in dem er sie erhalten hat, entsprechend der Beschreibung, die die Parteien angefertigt haben. Ausgenommen ist die Abnutzung durch Gebrauch, also der normale Verschleiß durch das Wohnen. Außerdem haftet der Mieter nicht für Verlust oder Verschlechterung durch Alterung, also durch das bloße Altwerden der Dinge.

Warum schützt das Protokoll mich und den Mieter?

Weil es aus einer allgemeinen Formel genaue Fakten macht. „Guter Zustand“ sagt nicht, welche Möbel vorhanden waren, wie viele Schlüssel Sie übergeben haben oder wie das Parkett im Wohnzimmer aussah. Ohne Liste lässt sich am Ende kaum beweisen, dass ein Gegenstand da war oder ein Schaden neu ist.

Für den Mieter gilt das Umgekehrte. War eine Fliese schon abgeplatzt und hat es niemand notiert, spricht die Vermutung des guten Zustands gegen ihn. Mit dem Protokoll kann er Mängel, die er beim Einzug vorfindet, schwarz auf weiß festhalten.

Ein klares, von beiden unterschriebenes Dokument verringert Streit. Bei der Rückgabe vergleicht man keine Erinnerungen, sondern eine Beschreibung und Fotos.

Was muss im Übergabeprotokoll stehen?

Das Protokoll ist ein von beiden Parteien unterschriebenes Dokument, das die Wohnung an dem Tag beschreibt, an dem sie an den Mieter übergeht. Diese Punkte sollten nicht fehlen:

• der Zustand jedes Raums, schriftlich beschrieben und mit datierten Fotos belegt;
• das nummerierte Inventar der Möbel und Haushaltsgeräte;
• die Zählerstände;
• die übergebenen Schlüssel und Fernbedienungen, mit ihrer Anzahl;
• die übergebenen Dokumente, etwa der Energieausweis (APE, attestato di prestazione energetica) und die Hausordnung (regolamento).

Nach unserer Erfahrung braucht ein sorgfältiges Protokoll etwa eine Stunde vor Ort. Diese Zeit holt man bei der Rückgabe vollständig wieder herein.

Raum für Raum, mit datierten Fotos

Am besten geht man immer in derselben Reihenfolge vor: Eingang, Wohnzimmer, Küche, Schlafzimmer, Bad. Für jeden Raum notiert man Wände, Böden, Fenster und Türen sowie sichtbare Installationen. Gibt es einen Mangel, schreibt man auf, wo er sich befindet und wie er aussieht.

Fotos helfen nur, wenn erkennbar ist, wann sie entstanden sind und was sie zeigen. Ein Übersichtsfoto pro Raum, dazu ein Detailfoto für jeden notierten Mangel. Das Protokoll kann auf die Fotos verweisen, so stützen sich Text und Bilder gegenseitig.

Das Möbelinventar

Jedes Möbelstück und jedes Haushaltsgerät bekommt eine Nummer. Daneben steht, was es ist und in welchem Zustand es sich befindet. Mit einem nummerierten Inventar geht der Abgleich am Ende schnell: Man geht die Liste durch und hakt ab.

Zähler, Schlüssel und Dokumente

Die Zählerstände trennen den bisherigen Verbrauch von dem des Mieters. Schlüssel und Fernbedienungen werden gezählt und notiert: Am Ende müssen alle zurückkommen. Bei den Dokumenten genügt eine Liste dessen, was übergeben wurde. So muss sich Jahre später niemand aus dem Gedächtnis erinnern.

Möbliert mit regulierter Miete: Ändert die Möbelliste etwas?

Ja: Ohne beigefügte Möbelliste gibt es keinen Zuschlag. So sieht es die Gebietsvereinbarung (Accordo territoriale) von Triest vom 15.12.2025 vor, die die Regeln der regulierten Miete in der Stadt festlegt.

Die Vereinbarung unterscheidet zwei Stufen:

• MöblierungVollständigZuschlagbis zu +22 %

  alle Haupträume, dazu Backofen, Kochfeld und Kühlschrank

• MöblierungTeilweiseZuschlagbis zu +15 %

  mindestens ein Hauptraum

In beiden Fällen ist die beigefügte Möbelliste nötig. Ist die Küche nicht möbliert, gibt es keinen Zuschlag. Die Zuschläge sind freiwillig: Sie können sie anwenden, müssen es aber nicht.

In der Praxis heißt das: Das Inventar im Protokoll und die Liste im Anhang des Vertrags müssen dieselbe Wohnung beschreiben. Wie sich der Zuschlag auf die Miete auswirkt, zeigt die Berechnung der regulierten Miete.

Ein Hinweis: Die Vereinbarung von 2025 ersetzt jene vom 14.12.2022. Diese gilt für Verträge, die während ihrer Geltung unterzeichnet wurden, bis zu deren Ablauf weiter.

Kann ich die Schlüssel vor der Vertragsunterzeichnung übergeben?

Am saubersten ist die Reihenfolge: erst unterschreiben, dann die Schlüssel. Der Grund liegt in der Registrierung. Laut dem Leitfaden „Affitti“ der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate).pdf/3caafa2d-aa6b-93e8-1b6c-2a1671a6eb4e) muss der Mietvertrag innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss registriert werden. Wird der Vertrag jedoch schon vor dem Abschluss ausgeführt, laufen die 30 Tage ab der Ausführung.

Der Leitfaden erklärt nicht, in welchen Fällen eine vorgezogene Übergabe als Ausführung gilt. Wer vor der Übergabe unterschreibt, räumt den Zweifel aus, wann die Frist beginnt. Und die Registrierung ist kein Detail: Derselbe Leitfaden weist darauf hin, dass ein nicht registrierter Vertrag nichtig ist.

Der richtige Übergabetag folgt also dieser Reihenfolge: Vertragsunterzeichnung, Begehung, unterschriebenes Protokoll, Schlüssel. Als Ausgangsbasis für den Vertrag gibt es auf der Website den Vertragsgenerator.

Wie nutzt man das Protokoll bei der Rückgabe?

Man nimmt dasselbe Protokoll und geht die Wohnung in derselben Reihenfolge ab. Raum für Raum vergleicht man den aktuellen Zustand mit dem beschriebenen. Man macht neue Fotos von denselben Standpunkten, zählt die Möbel aus dem Inventar nach, liest die Zähler ab und nimmt Schlüssel und Fernbedienungen zurück.

Beim Vergleich gilt die Regel aus Art. 1590. Normaler Verschleiß und Alterung gehen nicht zulasten des Mieters. Was darüber hinausgeht, bespricht man mit dem Protokoll auf dem Tisch, nicht aus dem Gedächtnis.

Und die Kaution?

Die Kaution ist der Betrag, den der Mieter zu Beginn des Mietverhältnisses als Sicherheit hinterlegt. Art. 11 des Gesetzes 392/1978 legt zwei Punkte fest:

• Sie darf drei Monatsmieten nicht übersteigen.
• Sie bringt gesetzliche Zinsen, die dem Mieter am Ende jedes Jahres auszuzahlen sind.

Die Zinsen werden also Jahr für Jahr gezahlt, nicht alle erst am Ende. Ein klares Rückgabeprotokoll, verglichen mit dem Einzugsprotokoll, macht es leichter, auch die Rückzahlung der Kaution ohne Streit abzuschließen.

Was sollte man prüfen, bevor man das Protokoll unterschreibt?

Das gilt für beide Seiten. Fragen Sie sich vor der Unterschrift:

• Ist jeder Raum beschrieben, mit den zugehörigen Fotos?
• Sind bereits vorhandene Mängel schriftlich festgehalten, nicht nur fotografiert?
• Ist das Inventar nummeriert und stimmt es bei möblierter regulierter Miete mit der Liste im Vertragsanhang überein?
• Sind die Zählerstände eingetragen?
• Ist die Anzahl der Schlüssel und Fernbedienungen notiert?
• Ist die Liste der übergebenen Dokumente vollständig?

Wenn Sie Ihre Wohnung vermieten und wissen möchten, wie wir diese Schritte begleiten, finden Sie die Informationen auf der Seite für Vermieter.

Dieser Artikel dient der Information und ist keine Beratung im Einzelfall. Zu Ihrer Situation können Sie TriesteAffitti über die Website schreiben.